BelegScan liest Rechnungen und Kassenbons aus und erstellt daraus eine Importdatei für RZL FIBU, im Standard- oder im Steuerberater-Format, wahlweise als CSV-Datei oder als ZIP mit zugeordneten Belegbildern.
RZL FIBU erwartet beim Import eine genau definierte Satzstruktur. BelegScan schreibt die ausgelesenen Belegdaten in dieses Format, eine Zeile je Buchung. Die Datei ist Semikolon-getrennt und in Windows-1252 kodiert, damit Umlaute in Lieferantennamen in RZL korrekt ankommen.
| Feld | Inhalt aus BelegScan |
|---|---|
| Konto / Gegenkonto | Aufwandskonto nach individuellem Kontenplan oder Standardzuordnung, Kreditorenkonto als Gegenkonto |
| Belegdatum | Rechnungsdatum vom Beleg, Format TTMMJJJJ |
| Soll- bzw. Habenbetrag | Bruttobetrag (Standardformat) bzw. Brutto- und Nettobetrag auf zwei Zeilen (Steuerberater-Format), Gutschriften im Haben |
| Steuerbetrag, USt-Satz, USt-Code | Vorsteuer mit erkanntem Steuersatz, Land Österreich |
| Kostenstelle | sofern beim Mandanten oder Beleg hinterlegt |
| Belegkreis / Belegnummer | ER / Rechnungsnummer vom Beleg |
| Buchungstext | Name des Lieferanten |
| Zahlungs- und Skontofrist, Skonto | sofern auf der Rechnung erkannt |
| Belegpfad | Pfad zum Belegbild (nur ZIP-Variante) |
Haben Sie in den Mandanten-Einstellungen eigene Aufwandskonten je Kategorie hinterlegt, verwendet der RZL-Export genau diese. Ohne eigene Zuordnung gilt die folgende Standardzuordnung auf den österreichischen Kontenrahmen.
| Kategorie in BelegScan | Konto im RZL-Export (Standardzuordnung) |
|---|---|
| Reisekosten, Treibstoff, Reparaturen | 7200 |
| Fortbildung, Fachliteratur | 7300 |
| Miete | 7400 |
| Betriebskosten, Energie | 7410 |
| Telefon, Internet | 7500 |
| Bewirtung | 7600 |
| Versicherungen | 7620 |
| Rechts- und Steuerberatung, sonstige Beratung | 7680 |
| Werbung | 7710 |
| Büromaterial, Software, Porto, Sonstiges | 7800 |
Das Kreditorenkonto (Gegenkonto) kommt in dieser Reihenfolge zustande: manuell zugeordnetes Konto der Buchungszeile, sonst der passende Kreditoren-Stammsatz, sonst das Kreditorenkonto aus den Mandanten-Einstellungen, sonst 33000.
Mandant oder Kanzlei lädt Rechnungen und Kassenbons hoch, als Foto oder PDF.
Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz kontrollieren, Kategorie bestätigen.
„RZL FIBU (.csv)“, „RZL FIBU Steuerberater-Format (.csv)“ oder „RZL FIBU mit Belegbildern (.zip)“, Zeitraum auswählen. Auf Wunsch nur Belege, die noch nicht exportiert wurden.
CSV-Datei in RZL FIBU importieren. Beim ZIP vorher entpacken, die Anleitung liegt im Archiv bei. Exportierte Belege sind in BelegScan danach gesperrt.
Unser Tipp: Den ersten Import mit wenigen Belegen in einem Testmandanten machen und das Ergebnis mit Ihrer gewohnten Buchungslogik vergleichen.
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Jetzt gratis testenAls CSV-Datei im RZL-Importformat mit 40 Feldern je Zeile, getrennt durch Semikolon und in Windows-1252 kodiert. Die Variante mit Belegbildern ist ein ZIP-Archiv mit der CSV-Datei, den Bildern und einer kurzen Importanleitung.
Im Standardformat steht jeder Beleg in einer Zeile, mit Gegenkonto. Im Steuerberater-Format stehen zwei Zeilen je Beleg: eine Kreditor-Zeile mit dem Bruttobetrag und eine Aufwandszeile mit Netto und Vorsteuer, so wie es viele Kanzleien beim Import in RZL bevorzugen. Beide Varianten stehen jedem Konto zur Verfügung.
Im ZIP-Export steht bei jeder Buchung der Pfad zum passenden Belegbild im Feld Belegpfad. Jedes Bild bekommt einen eindeutigen Dateinamen, damit sich zwei Belege mit gleichem Originalnamen nicht überschreiben.
Zuerst der individuelle Kontenplan des Mandanten, sofern in den Einstellungen ein Aufwandskonto für die jeweilige Kategorie hinterlegt ist. Fehlt ein Eintrag, greift eine Standardzuordnung auf den österreichischen Kontenrahmen, zum Beispiel 7600 für Bewirtung oder 7710 für Werbung. Beim Gegenkonto gilt dieselbe Reihenfolge: manuell zugeordnetes Kreditorenkonto, dann der hinterlegte Kreditoren-Stammsatz, dann das Kreditorenkonto aus den Mandanten-Einstellungen, sonst 33000.
Ja, sofern beim Beleg oder beim Mandanten eine Kostenstelle hinterlegt ist, steht sie im entsprechenden Feld der Exportzeile. Ist keine hinterlegt, bleibt das Feld leer.
Als Mandant können Sie den RZL-Export selbst erstellen und weitergeben. Als Kanzlei exportieren Sie über den kostenlosen Kanzleizugang, auch für mehrere Mandanten gleichzeitig.