Keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen heißt nicht, dass Belege egal sind. Eingangsrechnungen müssen sieben Jahre aufbewahrt werden und belegen Ihre Ausgaben in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. BelegScan hält sie geordnet und auffindbar.
Die Kleinunternehmergrenze liegt seit 1. Jänner 2025 bei 55.000 Euro Jahresumsatz. Vorher waren es 35.000 Euro, gerechnet ohne Umsatzsteuer. Die neue Grenze ist eine Bruttogrenze, eine fiktive Umsatzsteuer wird also nicht mehr herausgerechnet. Maßgeblich ist, dass die Grenze weder im laufenden noch im vorangegangenen Kalenderjahr überschritten wurde.
Wer darunter bleibt, stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und gibt keine Umsatzsteuervoranmeldung ab. Im Gegenzug gibt es keinen Vorsteuerabzug: Die Umsatzsteuer auf Ihre Einkäufe ist für Sie ein Kostenfaktor.
| Jahresumsatz im laufenden Jahr | Folge |
|---|---|
| bis 55.000 € | Kleinunternehmerregelung anwendbar (sofern auch das Vorjahr unter der Grenze lag) |
| über 55.000 €, höchstens 60.500 € | Befreiung bleibt für das laufende Jahr, im Folgejahr nicht mehr anwendbar |
| über 60.500 € | Befreiung entfällt ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird |
Stand: September 2026, Quelle: Unternehmensserviceportal (usp.gv.at). Allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Die Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO gilt für alle Unternehmer. Die Frist beginnt mit Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist. Digital aufbewahren ist zulässig, wenn der Beleg vollständig und inhaltsgleich wiedergegeben werden kann.
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zählen nur Ausgaben, die Sie belegen können. Ein verlorener Bon ist im Zweifel eine Ausgabe, die nicht anerkannt wird.
Steht trotz Befreiung Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt. Auf Ausgangsrechnungen gehört stattdessen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Wer in die Nähe der 55.000 Euro kommt, sollte früh mit der Steuerberatung sprechen. Ein Wechsel mitten im Jahr betrifft Preise, Rechnungen und Buchhaltung.
Foto oder PDF hochladen, BelegScan liest Lieferant, Datum und Betrag aus. Auch die Umsatzsteuer auf der Rechnung Ihres Lieferanten wird erkannt, das ist für Ihre Kosten relevant.
Jeder Beleg bekommt eine Kategorie wie Material, Fahrtkosten oder Telefon. So sehen Sie am Jahresende auf einen Blick, wofür Geld ausgegeben wurde.
Als Excel-Liste für Sie selbst oder im Format Ihrer Steuerberatung, zum Beispiel RZL FIBU oder BMD NTCS.
BelegScan erstellt keine Ausgangsrechnungen und prüft nicht, ob Sie die Kleinunternehmergrenze einhalten. Es kümmert sich um Ihre Eingangsbelege.
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Jetzt gratis testen55.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr. Die Grenze gilt seit 1. Jänner 2025 (vorher 35.000 Euro) und ist eine Bruttogrenze. Sie darf weder im laufenden noch im vorangegangenen Jahr überschritten worden sein.
Liegen Sie im laufenden Jahr höchstens zehn Prozent über der Grenze, also bei maximal 60.500 Euro, bleibt die Befreiung für dieses Jahr bestehen. Im Folgejahr können Sie die Kleinunternehmerregelung dann nicht mehr anwenden. Wird die Grenze um mehr als zehn Prozent überschritten, entfällt die Befreiung bereits ab dem Umsatz, mit dem Sie darüber kommen.
Ja. Die siebenjährige Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO hängt nicht davon ab, ob Sie Umsatzsteuer verrechnen. Sie brauchen die Belege außerdem als Nachweis für Ihre Betriebsausgaben in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Nein. Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, gibt laut Unternehmensserviceportal weder Umsatzsteuervoranmeldungen noch eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab.
Nein, das ist die Kehrseite der Befreiung. Wer die Vorsteuer geltend machen möchte, kann schriftlich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Dieser Verzicht bindet für fünf Jahre, deshalb vorher mit der Steuerberatung durchrechnen.
Dann schulden Sie den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, auch wenn Sie eigentlich befreit sind. Das lässt sich nur durch eine Berichtigung der Rechnung gegenüber dem Kunden bereinigen.
In den meisten Fällen ja. Starter umfasst 100 Belege im Monat für 9 €. Wer weniger als fünf Belege pro Arbeitstag hat, kommt damit aus.