Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Welche Daten verarbeiten wir?

2.1 Registrierungsdaten für österreichische Nutzer

Zweck: Bereitstellung des Rechnungsverarbeitungs-Services

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Registrierungsdatum
• IP-Adresse zum Zeitpunkt der Registrierung
• Länder-Information (Österreich) für BMF-konforme Verarbeitung

2.2 Österreichische Belegdaten

Zweck: OCR-Verarbeitung und Datenextraktion nach österreichischen Standards

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

• Hochgeladene Bilder und PDF-Dateien von österreichischen Rechnungen
• Extrahierte Daten (Datum, Händler, Betrag, österreichische USt-Sätze)
• Kategorisierungen nach österreichischen Buchungsstandards
• FinanzOnline-kompatible Datenaufbereitung
• Upload-Zeitstempel

2.3 Nutzungsdaten

Zweck: Service-Optimierung und Sicherheit

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

• Login-Zeiten und -häufigkeit
• Verwendete Features (österreichische USt-Erkennung, BMF-Export etc.)
• Browser-Typ und -Version
• IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)

3. Speicherort und Sicherheit für österreichische Compliance

🇩🇪 Deutsche Server für österreichische BMF-Konformität

Alle Ihre Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Dies gewährleistet höchste DSGVO-Konformität und erfüllt die österreichischen BMF-Anforderungen für die digitale Belegaufbewahrung.

4. OCR-Verarbeitung und KI für österreichische Rechnungen

Für die automatische Texterkennung (OCR) österreichischer Rechnungsformate verwenden wir:

• Eigene OCR-Engine auf deutschen Servern
• Spezialisiert auf österreichische Belegformate und USt-Sätze
• Keine Weitergabe an Drittanbieter
• Automatische Löschung der verarbeiteten Bilder nach 30 Tagen
• Extrahierte Textdaten verbleiben in Ihrem Account
• FinanzOnline-kompatible Datenaufbereitung

Wichtig: Ihre österreichischen Belegbilder werden nicht für Training von KI-Modellen verwendet.

5. Speicherdauer

Datentyp	Speicherdauer	BMF-Relevanz
Account-Daten	Bis zur Kündigung	-
Belegbilder/PDFs	30 Tage nach Upload	BMF-konform archiviert
Extrahierte Daten	Bis zur Löschung durch Nutzer	Betriebsprüfung-tauglich
Log-Dateien	30 Tage	Sicherheit & Compliance
Backup-Daten	90 Tage	Datensicherheit

6. Ihre Rechte als österreichischer Nutzer

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer persönlichen Daten:

📋 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Erfahren Sie, welche österreichischen Rechnungsdaten wir über Sie speichern

✏️ Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Korrektur unrichtiger Daten

🗑️ Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Löschung Ihrer Daten unter bestimmten Bedingungen

📤 Datenportabilität (Art. 20 DSGVO)

Export Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format (CSV, Excel, DATEV-kompatibel)

Kontakt für Datenschutzanfragen:
datenschutz@belegscan.com

7. Cookies für österreichische Nutzer

Notwendige Cookies

Für die Funktion der Website erforderlich:

• Session-Cookie: Anmeldestatus (gelöscht beim Browser-Schließen)
• CSRF-Token: Schutz vor Angriffen
• Spracheinstellung: Deutsch für österreichische Nutzer
• USt-Präferenz: Österreichische Umsatzsteuersätze

Analytische Cookies

Nur mit Ihrer Einwilligung:

• Nutzungsstatistiken: Anonymisierte Verwendung von Features
• Performance-Monitoring: Ladezeiten und Fehler

8. Drittanbieter für österreichische Services

8.1 Payment-Provider

Für Zahlungsabwicklung österreichischer Kunden:

• Stripe: Kreditkarten-Zahlungen (PCI-DSS konform)
• PayPal: PayPal-Zahlungen
• Nur minimal notwendige Daten werden übertragen
• EUR-Währung für österreichische Kunden

8.2 E-Mail-Versand

Für System-E-Mails an österreichische Nutzer:

• Amazon SES (EU-Region): Transaktionale E-Mails
• Nur E-Mail-Adresse und notwendige Metadaten
• Deutsche/österreichische E-Mail-Templates

9. Österreichische BMF-Compliance

Unsere Datenverarbeitung erfüllt die österreichischen BMF-Anforderungen für die digitale Belegaufbewahrung:

• Unveränderbarkeit der archivierten Belege
• Vollständige Nachvollziehbarkeit aller Verarbeitungsschritte
• Ordnungsgemäße Archivierung für Betriebsprüfungen
• FinanzOnline-kompatible Datenexporte
• Compliance mit österreichischen Buchhaltungsvorschriften

10. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslage oder bei Änderungen unseres Services anzupassen. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail.

11. Kontakt für österreichische Nutzer

Fragen zum Datenschutz?

Support Österreich: support@belegscan.com

Antwortzeit: Innerhalb von 48 Stunden

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren.

Österreichische Datenschutzbehörde:
https://www.dsb.gv.at/