Rechnung fotografieren oder als PDF hochladen: BelegScan liest Lieferant, Datum, Beträge und Steuersatz aus. Die geprüften Daten gehen als fertige Datei an Ihre Steuerberatung, im Format von RZL FIBU, BMD NTCS, DATEV oder als Excel-Liste.
7600;33000;15092026;84,50;20;
AVV direkt im System abschließbar
Ihre Belege verlassen die EU nicht
10 %, 13 % und 20 % automatisch erkannt
RZL, BMD und DATEV aus einer Hand
Wer Rechnungen händisch in eine Liste oder ins Buchhaltungsprogramm überträgt, braucht pro Beleg ein paar Minuten. Bei Kassenbons oft länger, weil das Thermopapier nach einigen Wochen kaum noch lesbar ist. Bei 80 Belegen im Monat kommt da schnell ein halber Arbeitstag zusammen, der mit dem eigentlichen Geschäft nichts zu tun hat.
BelegScan übernimmt genau diesen Teil. Sie laden die Rechnung als PDF oder Foto hoch, die Texterkennung liest den Beleg, und eine KI ordnet die gefundenen Angaben den richtigen Feldern zu. Sie kontrollieren das Ergebnis, korrigieren bei Bedarf und exportieren. Ein Buchhaltungsprogramm ersetzt das nicht: BelegScan ist der Schritt vom Beleg zur sauberen Buchungsdatei, gebucht wird weiterhin dort, wo Sie oder Ihre Kanzlei heute schon buchen.
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto- und Bruttobetrag sowie die Steuersätze 10, 13 und 20 Prozent. Aus PDF, JPG oder PNG, auch bei mehrseitigen PDF-Rechnungen.
RZL FIBU als CSV oder mit Belegbildern, BMD NTCS als Buchungsstapel oder Paket mit Personenkonten, dazu DATEV, ADDISON, Excel und CSV. Kein Aufpreis für einzelne Formate.
Bis zu 25 Dateien pro Upload. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund weiter, während Sie schon den nächsten Stapel hochladen. Doppelt hochgeladene Belege werden erkannt.
Haben Sie einen Lieferanten einmal einer Kategorie zugeordnet, schlägt BelegScan beim nächsten Beleg dieselbe Kategorie vor. Mit jedem Monat wird weniger nachgebessert.
Steuerberater bekommen einen kostenlosen Kanzleizugang mit Übersicht über alle Mandanten. Wer das nicht möchte, erhält einen befristeten Zugangslink ohne Registrierung.
Exportierte Belege werden gesperrt, damit sich an bereits übergebenen Daten nichts mehr unbemerkt ändert. Änderungen am Beleg werden protokolliert.
Format wechseln und sehen, wie der Export für Ihre Software aussieht. Alle vier Formate sind in jedem Tarif enthalten.
Konto;Gegenkonto;Belegdatum;Betrag;USt%;Kost;Belegnr 7600;33000;15092026;84,50;20;;ER-2026-0143
CSV-Datei im RZL-Importformat mit 40 Feldern, Semikolon-getrennt und in Windows-1252 kodiert. Im Standard- und im Steuerberater-Format verfügbar, wahlweise mit Belegbildern als ZIP.
Gekürztes Beispiel. Details: RZL-FIBU-Export
Beleg;Datum;Konto;Gegenkonto;Betrag;USt-Schl.;Kost ER-0143;15.09.2026;7600;33000;84,50;20;
Buchungsstapel zum Import in BMD NTCS, wahlweise als Paket mit Personenkonten und zugeordneten Belegbildern. Kostenstellen werden in der Spalte „kost" mitgegeben, sofern hinterlegt.
Gekürztes Beispiel. Details: BMD-NTCS-Export
Umsatz;Soll/Haben;Konto;Gegenkonto;Belegdatum;Belegfeld1 84,50;S;7600;33000;1509;ER-0143
Export im DATEV-EXTF-Format für Kanzleien, die mit DATEV oder ADDISON arbeiten. Enthält Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Betrag und Belegfeld.
Vereinfachtes Beispiel zur Veranschaulichung.
Lieferant;Rechnungsnr;Datum;Netto;USt%;Steuer;Brutto Hofer KG;RE-99213;15.09.2026;70,42;20;14,08;84,50
Eine Zeile je Beleg mit allen ausgelesenen Feldern, offen für die eigene Weiterverarbeitung oder für Programme ohne eigenes Importformat.
Gekürztes Beispiel.
Vier Schritte vom Beleg zur fertigen Buchungsdatei.
PDF-Rechnung oder Foto vom Kassenbon hochladen, einzeln oder bis zu 25 Dateien auf einmal.
BelegScan erkennt Lieferant, Datum, Rechnungsnummer, Beträge und Steuersatz und schlägt eine Kategorie vor.
Sie sehen den Beleg neben den erkannten Daten und bessern aus, was nicht passt.
Datei im gewünschten Format herunterladen oder der Kanzlei über den Kanzleizugang bereitstellen.
Regler bewegen und sehen, welcher Tarif passt.
Die ersten 50 Rechnungen sind gratis — ohne Kreditkarte.
Volumen testenEin Einzelunternehmer braucht etwas anderes als eine Kanzlei mit vierzig Mandanten. Deshalb gibt es für jede Gruppe eine eigene Seite mit den passenden Details.
Belege laufend erfassen statt am Monatsende suchen. Auch für die Gastronomie mit vielen Kassenbons und Lieferantenrechnungen. Ab 9 € im Monat.
Mehr erfahren →Keine Umsatzsteuer, aber trotzdem sieben Jahre Belege aufheben. Was die 55.000-Euro-Grenze bedeutet und wie Sie Ordnung halten.
Mehr erfahren →5.000 Belege für alle Mandanten, Sammel-Export und Monatsabschluss in einer Oberfläche. Flatrate 69 € im Monat.
Mehr erfahren →Mandanten liefern die Belege selbst, die Kanzlei exportiert nach RZL, BMD oder DATEV. Der Kanzleizugang ist kostenlos.
Mehr erfahren →Die Tarife unterscheiden sich in der Zahl der Belege pro Monat. Alle Exportformate sind in jedem Tarif enthalten.
Nach § 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) sind Bücher, Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2033 greifbar sein. Für Unterlagen zu Grundstücken gelten längere Fristen. Elektronisch aufbewahren ist erlaubt, wenn der Beleg während der ganzen Frist vollständig und inhaltsgleich wiedergegeben werden kann.
BelegScan speichert das Belegbild neben den ausgelesenen Daten und sperrt Belege nach dem Export. Unser Rat aus der Praxis: Laden Sie die Exporte mit Belegbildern (ZIP) regelmäßig herunter und legen Sie sie zusätzlich in Ihrer eigenen Ablage oder bei Ihrer Kanzlei ab. Dann sind Sie für eine Prüfung nicht von einem einzelnen System abhängig.
Seit 1. Jänner 2025 gilt: Wer im laufenden und im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 55.000 Euro Umsatz macht, kann die Kleinunternehmerregelung nutzen und stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Die Grenze ist eine Bruttogrenze. Wird sie im laufenden Jahr um höchstens zehn Prozent überschritten, bleibt die Befreiung für dieses Jahr erhalten, im Folgejahr aber nicht mehr. An der Aufbewahrungspflicht ändert die Regelung nichts. Mehr dazu auf der Seite für Kleinunternehmer.
Stand: September 2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Quellen: Unternehmensserviceportal (usp.gv.at), § 132 BAO.
14 Tage, 50 Belege, keine Kreditkarte. Die Testphase endet von selbst, ein Abo schließen Sie nur ab, wenn Sie es wollen.
Nein. BelegScan liest Belege aus und bereitet die Daten auf. Gebucht wird weiterhin in RZL, BMD, DATEV oder dem Programm Ihrer Steuerberatung. BelegScan übernimmt nur den Schritt davor, also das Erfassen und Abtippen.
RZL FIBU als CSV-Datei oder mit Belegbildern als ZIP, BMD NTCS als Buchungsstapel oder als Paket mit Personenkonten und Belegbildern, dazu DATEV, ADDISON, Excel und CSV. Alle Formate sind in jedem Tarif enthalten.
Ja, 10, 13 und 20 Prozent werden erkannt und als Steuersatz beim Beleg hinterlegt. Bei schlecht lesbaren Kassenbons, etwa stark verblasstem Thermopapier, kann eine Korrektur von Hand nötig sein. Deshalb prüfen Sie jeden Beleg kurz, bevor er exportiert wird.
Die Testphase dauert 14 Tage und umfasst 50 Belege. Danach kostet Starter 9 € im Monat (100 Belege), Professional 19 € (1.000 Belege) und Enterprise 49 € (3.500 Belege). Für Buchhalter gibt es eine Flatrate mit 5.000 Belegen für 69 €, der Kanzleizugang für Steuerberater ist kostenlos. Nach der Testphase läuft kein Abo automatisch an.
Es gibt drei Wege. Sie exportieren die Datei selbst und schicken sie weiter. Oder Ihre Kanzlei nutzt einen eigenen, kostenlosen BelegScan-Kanzleizugang und holt sich die Daten dort ab. Oder Sie schicken einen befristeten Zugangslink, über den die Kanzlei ohne Registrierung Buchungen und geprüfte Belege ansieht und als DATEV- oder Excel-Datei herunterlädt.
Die Pflicht gilt für alle Belege, egal ob auf Papier oder digital. Die Bundesabgabenordnung erlaubt die elektronische Aufbewahrung, solange der Beleg während der gesamten Frist vollständig und inhaltsgleich wiedergegeben werden kann. Ob Sie Papierbelege nach dem Scannen entsorgen, besprechen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Ein Programm, das Rechnungen per Texterkennung (OCR) liest und die wichtigen Angaben selbst herausholt: Lieferant, Datum, Rechnungsnummer, Beträge, Steuersatz. Man spricht auch von Belegerkennung oder Datenextraktion. Einen eigenen Scanner brauchen Sie dafür nicht, ein Handyfoto oder die PDF-Rechnung reicht.
BelegScan wird auf Servern in Deutschland betrieben. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO schließen Sie direkt in der Anwendung ab. Details stehen in der Datenschutzerklärung.